¿La autorización del tratamiento de datos de su empresa cumple la ley? Una autorización genérica puede tener riesgos legales

Un cliente entrega su número de celular para recibir un pedido. Días después, empieza a recibir promociones, encuestas y mensajes de otras marcas. ¿La empresa puede usar ese número para todo? No.

En Colombia, la autorización es la regla general para tratar datos personales que no sean públicos. No consiste solamente en tener una casilla marcada o incluir una frase al final de un formulario: debe ser previa, expresa e informada.

Previa significa que se obtiene antes de recolectar o utilizar la información.

Expresa significa que el titular realiza una manifestación clara de aceptación; no se puede presumir por silencio ni esconder en textos ambiguos.

Informada significa que la persona conoce quién tratará sus datos, cuáles datos se recopilan, para qué finalidades concretas se usarán, cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos.

Por eso, entregar un dato para un domicilio no autoriza automáticamente el envío de publicidad. Las finalidades deben ser claras y coherentes con la relación que existe con el titular. Además, la empresa debe conservar evidencia de la autorización. Si un cliente pregunta “¿cuándo autoricé esto?”, no basta con responder que aceptó: la organización debe poder demostrarlo.

Hay excepciones legales en las que no se requiere autorización, como cuando se tratan datos públicos, existe una orden judicial o se requiere información por una autoridad administrativa en ejercicio de sus funciones. Pero esas excepciones no deben interpretarse de manera amplia.

Solicitar autorizaciones adecuadas protege a la empresa, pero sobre todo respeta la decisión de las personas sobre su información.

En Karina Molano Consultoría Legal acompañamos a las empresas a revisar sus formularios, bases de datos y mecanismos de autorización para que el tratamiento de información sea claro, verificable y acorde con la ley.