La Política de datos no solo aplica a las grandes empresas
Si una empresa actúa como responsable del tratamiento y está sujeta a la Ley 1581 de 2012, debe desarrollar una política de datos. La obligación no depende de cuántos empleados tenga ni de cuánto facture.
Una tienda conserva teléfonos para hacer domicilios. Un emprendimiento recibe hojas de vida. Una empresa administra información de sus trabajadores.
Aunque sus operaciones sean distintas, tienen algo en común: deciden para qué utilizan datos personales.
Si una empresa actúa como responsable del tratamiento y está sujeta a la Ley 1581 de 2012, debe desarrollar una política de tratamiento de datos personales. La obligación no depende de cuántos empleados tenga ni de cuánto facture. Tampoco desaparece por no estar obligada a inscribir sus bases de datos en el RNBD.
¿Para qué sirve esta política?
Para explicar a las personas quién tratará su información, con qué finalidades, qué derechos tienen y cómo pueden ejercerlos. Debe identificar a la empresa, incluir sus canales de contacto, señalar quién atiende las solicitudes y describir el procedimiento para presentar consultas y reclamos. También debe indicar su fecha de entrada en vigencia y el periodo de vigencia de las bases de datos.
No es un documento para guardar en una carpeta. Debe estar disponible para los titulares y redactarse en un lenguaje claro y sencillo. Por eso, copiar la política de otra empresa puede dejar por fuera procesos propios o incluir finalidades que no corresponden a la operación.
Y tenerla publicada no basta: la empresa debe implementar mecanismos para cumplirla, capacitar a su equipo y atender efectivamente los derechos de las personas. La política es un punto de partida, no todo el cumplimiento.
En Karina Molano Consultoría Legal construimos y actualizamos políticas acordes con su operación, acompañando a su equipo para llevarlas del documento a la práctica.
